7 шагов к найму работника для ИП-фермера

В зависимости от того, на какую работу – сезонную или постоянную – вы собираетесь нанять сотрудника, его нужно оформить по трудовому договору (если нужен постоянный работник) или договору ГПХ (в случае найма сезонных рабочих). Если неправильно оформить работника, можно получить серьезный штраф. К счастью, фермеру-ИП, в отличие от крупных предприятий,  можно действовать по упрощенной схеме –хотя документов все равно придется оформить достаточно.

 

Шаг 1. Заключите трудовой договор

 

В течение трех рабочих дней с начала работы подготовьте и подпишите трудовой договор с работником. Под роспись ознакомьте сотрудника с необходимыми документами. Это могут быть правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, положение о порядке обработки персональных данных, положение об оплате труда и др. Если у вас меньше 15 работников, то вы относитесь к микропредприятию, поэтому вправе заключить типовой договор, утвержденный Правительством РФ. 

 

Договор определяет график работы, зарплату, периодичность выплат и другие условия. Документ составляют в двух экземплярах: один остается у работодателя, второй – у сотрудника. Чтобы заключить договор, надо получить от будущего работника:

 

• Паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН:
• Трудовую книжку, если она есть. Если трудовой книжки нет, просите выписку СТД-Р или СТД-ПФР,. Эти выписки нужны, чтобы подтвердить информацию о трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.
• Военный билет (для мужчин).
• медицинская книжка (для тех сфер, где это требуется, например, общепит);

 

Если нанять сотрудника на работу без договора, предпринимателю грозит штраф от 5000 до 10 000 рублей, а организации — от 50 до 100 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф будет еще выше.

 

Важно: По Трудовому кодексу ИП имеет право принять сотрудника на испытательный срок до 3 месяцев. На испытательном сроке можно платить сотруднику более низкую зарплату, и тем самым сократить налоги. Если понадобится уволить сотрудника на испытательном сроке, предупредить его об этом можно за 3 дня, а не за 2 недели как обычно. Наличие испытательного срока и его условия должны быть прописаны в трудовом договоре и в приказе

 

Шаг 2. Составьте штатное расписание

 

Если у вас еще не было сотрудников, вам понадобится составить свой первый кадровый документ. В нем отражена кадровая структура компании: должности, сотрудники, зарплаты. В альбомах унифицированных форм штатное расписание — форма Т-3, ОКУД 0301017. При заполнении типовой формы Т-3 себя в качестве сотрудника указывать не надо — это касается только наемных работников. В штатное расписание надо внести:

 

• структурное подразделение;
• должность (ИП вправе выбрать сам);
• оклад;
• надбавки;
• величину месячной заработной платы.

 

Шаг 3. Подготовьте приказ

 

По ст. 68 ТК РФ работодатель вправе издать приказ о приеме на работу — документ, который подтверждает факт найма сотрудника и его согласие с условиями работы, которые прописаны в трудовом договоре. Приказ – официальный документ, на основе которого делают запись в трудовой книжке и заводят личную карточку работника. В альбомах унифицированных форм шаблон приказа о приеме на работу — форма Т-1, ОКУД 0301001. Типовая форма Т-1 универсальна, но по закону предприниматели могут использовать и свою, произвольную. 

 

Шаг 4. Сделайте запись в трудовой книжке

 

Запись нужно делать только в том случае, если у сотрудника уже есть трудовая книжка и он не писал заявление об отказе от бумажного варианта. Если человек устраивается на работу впервые, заводить на него бумажную трудовую книжку не нужно — все сведения теперь формируются только в электронном виде. 

 

Бумажную трудовую лучше проверить на подлинность: серия и номер должны быть одинаковыми на всех страницах, экземпляр должен быть отпечатан в Гознаке. Поддельная трудовая книжка позволяет работодателю уволить сотрудника за предоставление ложных сведений (основание — п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Запись в трудовой делают по следующим правилам:

 

• Нельзя сокращать и использовать аббревиатуры. 
• Пишите строго в полях формы, заходить за них нельзя.
• Нельзя использовать римские цифры.
• У каждой записи свой порядковый номер, его ставят напротив даты приема на работу, а не напротив наименования работодателя.
• Если книжка закончилась, вшейте вкладыш и продолжайте нумерацию.

Шаг 5. Отправьте сведения в Социальный фонд России (СФР)

 

ИП должен зарегистрироваться как работодатель в пенсионном фонде, фондах медицинского и социального страхования. Пенсионный фонд России зарегистрирует ИП сам, на основании сведений из налоговой о регистрации ИП. А о работниках ИП сообщит через отчеты СЗВ-ТД и СЗВ-М. Фонд обязательного медицинского страхования также сам зарегистрирует ИП на основании сведений из налоговой и пришлет предпринимателю письмо с номером. 

 

С 1 января 2023 года в России появилось новое ведомство — Социальный фонд России, сокращенно — СФР. СФР объединил фонды пенсионного и социального страхования. Независимо от того, есть ли у сотрудника бумажная трудовая, не позднее следующего дня нужно отправить в СФР информацию о приёме на работу. Для этого нужно заполнить подраздел 1.1. подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» отчёта ЕФС-1. После регистрации в фондах ИП получает извещение с регистрационным номером, который надо будет указывать в платежках на уплату взносов.

 

Шаг 6. Заполните личную карточку

 

Это теперь необязательный документ, но работодатель может вести личную карточку по желанию. Личная карточка — это краткая информация о сотруднике, который работает в компании. В нее вписывают персональные и кадровые сведения: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата и место рождения, данные об образовании, данные о трудовом стаже и другие. Также в карточку вносят личные данные: информацию о семейном положении сотрудника и его ближайших родственниках, сведения о владении языками, повышении квалификации и дополнительном образовании.

 

В личной карточке собирают всю информацию о работе сотрудника в компании, которая оформляется приказами: прием, переводы, награждения. Так же в ней ведется учет отпусков, а в конце вносится запись об увольнении.

 

Карточка будет храниться у работодателя. Даже если сотрудник уволится, данные о нём будут под рукой. Личная карточка имеет установленную форму форму Т-2. 

 

Шаг 7. Начислите первую зарплату

 

ИП может установить сотруднику любой оклад, но не ниже действующего федерального МРОТ, в 2023 году он составляет 16 242 рубля. Если в вашем регионе МРОТ выше федерального, сотрудникам нужно платить не меньше этой суммы. Лучше установить зарплату чуть выше МРОТ, чтобы не вызвать подозрение у налогового органа – целесообразно назначить зарплату в соответствии со средней заработной платой по отрасли в регионе. У налоговой есть информация о величине зарплат каждого индивидуального предпринимателя. Если контролирующие органы посчитают, что ИП намеренно занижает официальную зарплату сотрудникам, ему направят письмо с рекомендуемым размером зарплаты из расчета средней по отрасли (исполнять рекомендацию при этом ИП не обязан).

 

Следите за отчетностью

Принять на работу сотрудника – это полдела. С этого момента вам потребуется вести имеющий к нему отношение документооборот. Отчетность сдается с периодичностью:

 

• Раз в год: Сведения о страховом стаже, подраздел 1.2 подраздела 1 отчета ЕФС-1. Сдают в СФР до 25 января.
• Раз в квартал: 1) Расчет 6-НДФЛ. Сдают в ИФНС до 25 апреля, июля и октября. По итогам года — до 25 февраля следующего года. 2) Расчет по страховым взносам. Сдают в ИФНС до 25 апреля, июля, октября и января. 3) Сведения о страховых взносах от несчастных случаев и профзаболеваний, раздел 2 отчета ЕФС-1. Сдают в СФР до 25 апреля, июля, октября и января.
• Раз в месяц: 1) Персонифицированные сведения о физических лицах. Сдают в ИФНС до 25-го числа. 2) Сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1. подраздела 1 отчета ЕФС-1. Сдают в СФР до 25-го числа следующего месяца, если в в отчетном месяце были кадровые события, кроме приема и увольнения. 3) Начисление зарплаты и подачу отчетности по сотрудникам